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文言統一の重要性 - サービス開発の視点

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こんにちは、ファイブフォー株式会社のインターン生、KINNです。
今回は、「サービス開発事業」の仕事の中で学んだ「文言統一の重要性」について書きたいと思います。

 

文言統一とは

文言統一とは、様々な表記の方法がある用語、
もしくは類似した呼称について「この表記で統一しましょう」と決める事です。

たとえば、同じ読みの言葉でも、様々な表記の方法があります。
漢字をひらがなにしたり、アルファベットをカタカナにしたり。

【例1】漢字とひらがなの混合
よろしく / 宜しく
ありがとう / 有難う
売り上げ / 売上
お問合わせ / お問い合わせ

【例2】カタカナとアルファベットの使い分け
Eメール /  Email / E-mail
ファックス / ファクス / FAX
ニュース / news / News
 
「文言統一の重要性」を学ぶ以前の私は
「少しくらい言い回しや表記が違っても、相手に伝わるだろう」という気持ちがあり、
「あらかじめ文言を統一する」という意識を持っていませんでした。
 
しかし、それは非常に危険な考え方であったと気づきました。

 

文言統一はなぜ必要なのか

「サービス開発事業」の仕事を進めていくと、
ひとつのプロジェクトの中だけでも、様々な用語が生じます。

仕事を通じて「用語に対して文言の一覧を作る」ことの必要性を教わり、
その時に初めて「文言統一」という言葉に触れました。
 
たとえば、人に読んでもらうための文章を作ったとき、
文章中の用語の表記が都度変わっていたらどうでしょうか。

  • 読者にとって単純に読みにくい
  • 雑な印象を読者に与えてしまう
  • 無用な混乱・誤解を読者に与えてしまう

など、様々な問題が生じます。

問題を防ぐための解決策として「文言の統一」が必要になるのです。

 

『文言一覧表』を作ろう

文言を統一するために、
「言葉の意味を定義し、統一する表記を決める」
という作業を行い、決めた表記をまとめた表を作成しました。

※本稿ではこの表を『文言一覧表』と名付けます。

社内で日常的に使う用語はもちろんのこと、企画・開発・運営の際によく使用する単語は、
プロジェクトごとに『文言一覧表』を作成し、必要に応じて随時更新すると役に立ちます。

『文言一覧表』には「言葉の意味」と「よくある誤用の例」の情報も足しておくといいでしょう。

名前の長い用語に対しては、略称についても定義して『文言一覧表』に追加しておくと良いのではないでしょうか。

 

『文言一覧表』をチーム内で共有しよう

「『文言一覧表』を作ったら、必ず関係者全員に共有する」ということを教わりました。
 
プロジェクトチームのメンバー間で『文言一覧表』を共有して
「文言の表記を統一しましょう」ということをお互いに確認しあうのです。

共有のメリットは…

  • 分業して作業者が分かれた場合でも、プロジェクト全体として同じ表記で統一することが可能になります。
  • 予め言葉の意味を定義したことにより、些細なコミュニケーションロスを避ける事に役立ちます。

また、コミュニケーションロスを避けるためには、
対外的に使用される文言の統一を徹底することも重要です。
そのためにもまずプロジェクトチームの内部で文言統一の認識を共有する必要があるということを学びました。

 

文言統一の必要性を知ってから

はじめて『文言一覧表』を作った時、
それが弊社の運営サービスに反映されて感動したのを覚えています。

文言統一の必要性を学んだ後に、表記が統一されていない自分の文章を読み返すと、
なんだか文字の居心地が悪い気がしました。

「文言統一は重要」という意識を持つ前は、
このような感覚を持たなかったと思います。

 

まとめ

最初に述べた通り、「文言統一」には無用な混乱や誤解を防ぐメリットがあります。
しかし、実はこれは「文言統一」に限った話ではないのです。

「まずプロジェクトチーム内でルールを決めておくことが、成果物の精度を上げる」

私はこのことを今後の仕事に活かそうと思います。

 

ファイブフォー株式会社
サービス開発事業 インターン生 KINN